休学している学生の取り扱い
休学している学生から、「在学証明書」や「卒業見込証明書」の発行依頼があった場合、どうすべきでしょうか？休学＝在学していない、ということですし、休学期間は在学期間に算入しないことになっていますので、在学の証明はすることができません。
休学中の在学証明書
休学期間は在学していないのですから、もちろん在学証明書は発行することはできません。そうした証明書を必要とする休学中の学生に対しては、「在学証明書」ではなく、「在籍証明書」を発行してあげるのが適切でしょう。
在籍証明書は、入学から在籍していた時点（在学中の場合は発行時点）までの在籍期間を証明するのが一般的です。
卒業後などで後から学生としての期間を確認したい場合にも発行することも、大学によってはあるようです。（年金の算定期間の関係で必要？）
休学中は、大学に籍はあるものの授業を受けられる状態にはないということなので、在学とは言えません。
そのため、「大学に籍がある」ということしか証明してあげることができませんので、「在籍証明書」を発行してあげるのが適切です。
「休学証明書」といった対応ができる大学はそれもよいでしょうし、在籍証明書に休学期間を記載するか否かについても、当該学生の希望や証明書の用途に沿って対応してあげられるとよいかもしれませんね。
休学中の卒業見込証明書
それでは、卒業見込証明書は、発行可能でしょうか？こちらについは、発行してよいでしょう。
もちろん、休学期間を考慮のうえ、そのうえでの卒業要件を満たす見込みがついている場合に限り、です。
ただし、大学毎にその対応方法が定められている場合は、それに従いましょう。
卒業見込証明書は何年生でも出していい！？
ここでも書いたように、卒業見込証明書のような「見込み」に関する証明書は、事実獲得の予定についての可能性を示すものであり、休学中であることを差し引いても、その可能性があれば発行してもよいと考えます。
仮に、その学生が当初の復学予定日を延期してしまい、卒業見込証明をした期日に卒業することが不可能になったとしても、その証明書を発行した時点では卒業の見込みがあったのであれば、それ自体には問題はありません。
おわりに
休学する学生には、それぞれ事情があることかと思います。それぞれの事情を考慮するのはもちろんのことですが、証明書は大学としての責任を有すものですので、簡単に発行してあげることはできません。
それを悪用する学生やその関係者がいないとは限りませんし、学生への配慮とともに、常に責任感をもって、職務を全うしなくてはいけませんね。
